時間管理 

第一個技巧

做事是靠系統,不是靠感覺。」意思是說,時間管理是要有系統的做事,不是心血來潮把計畫全部寫在一張紙上就叫時間管理;如果沒有按照系統地寫計畫表,之後會發現根本沒辦法執行計畫。

第二個技巧

要有時間意識」。你要常問自己一個問題:「我何時會注意到時間的存在?

十個時間陷阱

拖拖拉拉、看電視、跟朋友聊天、做白日夢/發呆、思考要如何做作業、身體上的問題(如:生病、體力不濟)、睡過頭、沒有計畫、等候別人、講電話、電腦。

排定優先順序

主要成果:人要追求的應該是僅用總工作時間的 20% 卻獲得 80% 的成果。

N 字原則:緊急又重要、不緊急但重要、緊急但不重要、不緊急不重要。

制定行動清單(6步驟) 

  1. 收集:就是把所有要做的事記下來。
  2. 加工及組織:就是一次處理一件事,如果兩分鐘內可以做完就馬上行動,並且由最近的事情依次向前,例如 check email 要從最新的那封看最後的結論,而不是從最早的那封開始看;這個過程非常重要,沒有經過加工和組織的清單就不是有效的清單。
  3. 排程:在這個步驟你要預估每件事所需的時間,並可依照 N 字原則訂定優先順序,先做討厭的工作,以避免拖拖拉拉。
  4. 行動:執行之前規劃好的工作。
  5. 檢視:行動的過程可能會遇到一些臨時狀況,所以要隨時檢視行動清單
  6. 更新:依照狀況保持行動清單的實際性。

Do and Don’t

 “Do” 

  1. 寫下必須處理的待辦事項。因為動筆可以使印象更深刻,不但可將重要事物視覺化,使計畫在腦中形成清晰脈絡,而且書面的東西對自己更有約束力。
  2. 預留緩衝時間。因為計畫趕不上變化,所以安排計畫時不要勉強自己。此外,要特別小心骨牌效應:通常一件事沒做完,後面的事也會啪啦啪啦的倒下去,所以合理的時間管理還要加上 10% 的允差,放大到一週內來看就是要預留一日以彌補日程表中進度落後的部分,當計畫延誤時也請不要灰心,繼續努力!
  3. 設定目標,重質不重時間。所以問自己念了多久不如問自己念了多少,而與其問自己念了多少不如問記了多少。
  4. 做事要專心。雖然現在有人講求 multiple tasks,但只有一次做一件事才能最有效率;要專一在一件事上,首先必須減少外在的干擾,動態方面如避開馬路上的噪音和說話聲,靜態部分則如改善工作環境、桌面擺設等,同時也要增加自己的內在安定性。除此之外,以清楚的動機提高專注力也是很有效的方法。

“Don’t”

  1. 不要養成拖延的習慣。要有效利用  deadline,儘量在截止時間前十分或十五分鐘前完成。
  2. 避免長時間集中精神。應以段落性時間安排行程,例如以 90 分鐘或 45 分鐘為單位,穿插中場休息時間;沒幹勁的時候,先從能做的地方開始。
  3. 拒絕完美主義。邱吉爾說過一句話:完美主義等於癱瘓。因為太完美主義會降低工作效率,拖累團體,造成人際關係緊張,還會誘人上癮,所以要懂得何時說「不」,試著相信別人的能力,明快地分派任務出去。
  4. 不要浪費零碎的時間。零碎的時間可以用來做非連續性的、機械性、問答型和無須用大腦的事情。有一次愛因斯坦去和一位教授請教問題,教授正好在開會,開完會後又出去吃飯,一整天都不見人影。之後那位教授向愛因斯坦致歉:「不好意思讓你等了一整天。」愛因斯坦就說:「不,一點都沒有耽誤,因為我在等你的時候,已經解決了一個重要的數學問題。」所以集合零碎的價值,就是完整的價值。

 

愛爾蘭歌謠:「把時間花在工作上,它是成功的籌碼;把時間花在思考上,它是力量的源泉;把時間花在遊戲上,它是保持純真的秘訣;把時間花在閱讀上,它是智慧的清泉;把時間花在夢想上,它會讓你更接近星星;把時間花在反省上,它能使你避免更多的錯誤;把時間花在歡笑上,它是靈活的交響樂;把時間花在朋友上,它會引導你走向幸福;把時間花在愛與被愛上,它讓你找到人生的真諦。」

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